Kilometrówka dla celów VAT

Jak powinna prawidłowo wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu („kilometrówka”) dla celów VAT? Szczegóły tej umowy przybliżamy w poniższym artykule.

Krótka charakterystyka kilometrówki

Kilometrówka dla celów VAT jest odpowiednia dla właścicieli przedsiębiorstw, którzy są jednocześnie podatnikami VAT i posiadają samochód osobowy potrzebny do realizacji swoich zadań. Na podstawie tego dokumentu będą oni w stanie odliczyć całą kwotę przeznaczoną na służbowy pojazd oraz jego użytkowanie

Samochód, który byłby przedmiotem umowy, nie może ważyć więcej niż 3,5 tony. Także jego eksploatacja musiałaby być ograniczona jedynie do działań firmy. 

Zawiadomienie o zbyciu pojazdu. Gdzie i kiedy to zrobić?

Właściciel firmy decydujący się na taką formę umowy jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Jeśli przedmiotem umowy jest więcej niż jedno auto, to dla każdego z nich musi być założona osobna ewidencja. 

Ponadto w odpowiednim urzędzie skarbowym należy złożyć VAT-26: jest to informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Konieczne będzie też gromadzenie faktur, które zaświadczają o wydatkach związanych z pojazdem, to one stanowią podstawę umożliwiającą odliczenie podatku VAT.

Z czego składa się kilometrówka dla celów VAT?

W umowie muszą być zawarte dane podatnika, czyli nazwa działalności, NIP itp. Istotnym elementem jest również określenie okresu, w jakim będzie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT. 

Oświadczenie sprawcy kolizji. Jak je spisać? Wzór dokumentu

Do umowy należy też wpisać stan licznika z dnia rozpoczęcia i zakończenia, oraz wszystkie przypadki użycia samochodu. W tej informacji musi być uwzględniony numer wpisu, data i cel eksploatacji, trasa – np. Warszawa-Płock, przebyte kilometry, a także imię i nazwisko kierowcy odbywającego podróż. Kolejnym punktem jest zapisanie całkowitej liczby przejechanych kilometrów w dniu zakończenia prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. 

Warto wspomnieć, że właściciel przedsiębiorstwa, który prowadzi tę ewidencję, może też udostępnić pojazd osobie niezatrudnionej w jego firmie. Wówczas za wpis do ewidencji odpowiedzialny jest pracownik wydający samochód. Wtedy musi on dodać do dokumentu dane o stanie licznika w momencie zwrotu auta oraz imię i nazwisko osoby wynajmującej. 

Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) dla celów VAT – wzory do pobrania

Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) dla celów VAT – wzór (DOC)
Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) dla celów VAT – wzór (PDF)

Kto nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu?

Nie wszyscy są zobowiązani do regularnego prowadzenia „kilometrówki”. Bez tego wymogu i tak mają prawo do odliczenia całej kwoty podatku. Do tej grupy zalicza się właścicieli pojazdów, które przekraczają swoją wagą 3,5 tony (ciężarówki), przedsiębiorców mających jednocześnie samochody do celów niezwiązanych z działaniami firmy i odliczających połowę wysokości podatku VAT, a także właścicieli posiadających pojazdy nienadające się do innej czynności niż ta związana z pracą przedsiębiorstwa. Wśród pojazdów ostatniej grupy wyróżnia się:

  • mające rząd siedzeń ze ścianą oddzielającą go od przestrzeni na załadunek (w tym vany, auta wielozadaniowe oraz pojazdy z odsłoniętą tylną częścią przeznaczoną na sprzęt),
  • mające rząd siedzeń oraz kabinę dla kierowcy i przestrzeń na załadunek,
  • pojazdy specjalnie przystosowane do określonych prac, np. koparka, żuraw samochodowy, podnośnik czy ładowarka.

Zwolnieni z prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu są też właściciele samochodów firmowych przeznaczonych do odsprzedania lub wynajęcia w oparciu o umowę najmu czy leasing. 

Polecamy również:

Umowa najmu samochodu – jak ją spisać? Wzór umowy

Jak spisać umowę użyczenia auta? Wzór umowy użyczenia samochodu

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here