Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Czy prywatny samochód pracownika może stać się częścią zatrudniającej go firmy? Jeśli obie strony zdecydują się na podpisanie odpowiedniej umowy, to jest to jak najbardziej możliwe.

Krótka charakterystyka umowy

Żeby prywatny pojazd mógł służyć zadaniom firmowym, wymagane jest podpisanie umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych między pracownikiem a właścicielem zatrudniającego go przedsiębiorstwa. 

Dzięki temu główną zaletą dla pracownika jest odzyskanie części wydawanych pieniędzy na paliwo, m.in. zużywane na podróż do pracy. Z kolei właściciel będzie mógł zaliczyć wydane w ten sposób pieniądze do kosztów uzyskania przychodów. Nie będzie też musiał kupować nowego auta. 

Umowa kupna-sprzedaży samochodu – gotowy wzór (DOC, PDF)

Strony, które decydują się na umowę

Dokument musi zawierać podstawowe informacje odnoszące się do samej umowy (data i miejsce zawarcia), jak i samych stron. Przedsiębiorstwo zobowiązane jest podać adres siedziby, a osoba udostępniająca swoje auto adres zamieszkania. Obie strony są określane w umowie jako Pracodawca i Pracownik. 

Informacje o użytkowanym pojeździe

W dalszej części dokumentu muszą być uwzględnione dane o samym pojeździe – marka, model, numer rejestracyjny oraz rok produkcji. Ponadto należy podać pojemność skokową silnika, aby określić kwotę za przejechanie 1 km. Pracownik poświadcza, że to on jest właścicielem samochodu, oraz że będzie go używał wyłącznie do zadań służbowych. 

Jak spisać umowę użyczenia auta? Wzór umowy użyczenia samochodu

Natomiast Pracodawca musi się zgodzić na refundację wydatków, jakie będzie zmuszony ponieść Pracownik podczas eksploatacji auta. 

Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – wzory do pobrania

Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – wzór (DOC)
Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – wzór (PDF)

Rozliczanie między pracodawcą a pracownikiem

Następnym punktem w umowie są zasady rozliczania kosztów. Pracownik podczas wykonywania zleconych zadań wymagających użycia pojazdu na dalekie trasy, musi kontrolować tzw. ewidencję przebiegu pojazdu. Jeśli eksploatacja auta będzie lokalna, to rozliczanie przebiegnie na zasadzie „kilometrówki” lub ryczałtu pieniężnego. 

Umowa najmu samochodu – jak ją spisać? Wzór umowy

Umowa powinna zawierać wyznaczony przez Pracodawcę limit jazd lokalnych. Nie może on jednak przekraczać ustalonej wysokości kilometrów w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku, czyli odpowiednio:

  • 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
  • 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  • 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Pozostałe zapisy umowy

Oprócz wyżej wymienionych punktów, w umowie powinny się znaleźć zapisy o jej wypowiedzeniu. Obie strony muszą wtedy ustalić okres wypowiedzenia.

Polecamy również:

Zawiadomienie o zbyciu pojazdu: wzór, terminy, zgłoszenie online

Zawiadomienie o nabyciu pojazdu: gdzie to zrobić i w jakim terminie?

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here