Przy niektórych czynnościach niezbędne są dane konkretnej osoby. Jednak aby korzystanie z tych informacji było legalne, konieczne jest wyrażenie przez nią zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jak musi wyglądać taki dokument?
Kiedy zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest potrzebna?
Poza samym przetwarzaniem danych, konieczne jest również dostosowanie się do przepisów o ochronie danych. Samo przetwarzanie danych jest niezbędne, kiedy:
- Trzeba wykonać czynności, do których zmusza prawo;
- Została zawarta umowa i jej realizacja zależy od przetwarzania danych i wyrażenia na to zgody;
- Trzeba wykonać konkretne zadania przewidziane w prawie dla publicznego dobra;
- Administratorzy danych muszą spełnić prawnie usprawiedliwione cele, jednocześnie nie naruszając wolności tej osoby.
Trzeba pamiętać, że wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych zależy przede wszystkim od pojedynczej osoby. Jeśli wyrazi ona na to zgodę, to administratorzy danych mogą z nich korzystać. Dotyczy to szczególnie marketingu i wielu form reklamy.
Kiedy można odmówić spisania zgody na przetwarzanie danych osobowych?
Warto wspomnieć, kiedy zgoda na przetwarzanie danych nie jest wymagana. Nie musi wyrażać na to zgody jedna ze stron umowy, ponieważ realizacja jej założeń dotyczy ją bezpośrednio. Nie trzeba także zgadzać się na przetwarzanie danych w celach marketingowych – wiele firm tak układa swoje formularze, że zgoda na przetwarzanie danych w tym celu jest bezpośrednio pod obowiązkową akceptacją regulaminu. W rezultacie taka osoba automatycznie wyraża zgodę i później otrzymuje wiele ofert.
Co musi zawierać zgoda na przetwarzanie danych osobowych?
Prawidłowo skonstruowana zgoda na przetwarzanie danych osobowych, musi przede wszystkim określać cel (np. marketingowy) oraz zakres (np. imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu itp.). W dokumencie koniecznie musi być wskazany administrator danych, czyli nazwa i adres firmy, która potrzebuje takiej zgody. Ostatnim ważnym zapisem przy wyrażaniu zgody, powinna być informacja o możliwości jej cofnięciu.
Zobacz także:
Oświadczenie pod odpowiedzialnością karną – jak wygląda i kiedy jest wymagane?
Profil zaufany – jak go założyć? Do czego może się przydać kierowcom?
